Manapság az emberek nagy része egészen szörnyen osztja be az idejét. Sokan már ott elbuknak, hogy rosszul tervezik meg az időbeosztásukat, nem a megfelelő feladatokat végzik el, illetve fölösleges és céltalan tevékenységeket végeznek idejük nagy részében. Néhány egyszerű módszer elsajátításával azonban sokkal produktívabbá varázsolhatjuk napjainkat, és elindulhatunk a siker útján.
A siker kulcsa: fontos, de nem sürgős feladatok középpontba állítása
Ahhoz, hogy a lehető legjobban osszuk be a rendelkezésünkre álló időt, először el kell döntenünk, hogy melyek azok a feladatok amelyekre koncentrálni fogunk. Nem mindegy, hogy olvasunk és kapcsolatokat építünk, vagy az interneten céltalanul bóklászunk, esetleg állandóan a cégünket próbáljuk az egyre mélyebb krízisből kirángatni. A tudomány az emberi tevékenységeket az időgazdálkodás szempontjából 4 kategóriába sorolja. Ezeket a kategóriákat négy negyedbe osztva az Eisenhower mátrix mutatja be.
A mátrix tanulmányozása után valószínűleg a legtöbb ember azt mondaná, hogy az első negyedbeli tevékenységekre kéne összpontosítanunk. Azonban ennek a megközelítésnek számtalan árnyoldala van. Hogyha folyamatosan a krízishelyzetek, határidős feladatok és a nyomasztó ügyek megoldásán fáradozunk, akkor gyakorlatilag egy mókuskerékbe fogunk bekerülni, amiből nem lesz kiút. Mindig csak a tüzet fogjuk oltani, soha nem jutunk előrébb. Folyamatosan jönni fognak a hullámokhoz hasonlítható problémák, és bár még az első hullámokkal boldogulni fogunk, mégis, ahogy a hullámok egyre nagyobbak lesznek, úgy te egyre kevésbé leszel képes ellenállni nekik, míg végül egy nagy hullám le fog dönteni a lábadról.
A harmadik negyedbeli tevékenységek sem jelentenek túl jó alternatívát a sikerorientált személyek számára, hiszen bár a negyedbeli dolgok sürgősek, mégsem fontosak, tehát a céljaink elérése felé nem fogunk komoly lépéseket tenni velük. Csak a rövidtávú gondjainkat tudjuk velük orvosolni, azonban hosszú távon nem fogunk jelentősen előre haladni.
Steven R. Covey szerint a kiemelkedően hatékony emberek idejük nagy részét a második negyedbeli tevékenységekre fordítják, hiszen ezek adják a hatékony önmenedzselés gerincét. Itt találhatjuk azokat a dolgokat, amelyek hosszú távú céljaink elérését lehetővé teszik számunkra: a felkészülést, a kapcsolatépítést, a pihenést, a tanulást, a meditációt, illetve a személyes küldetésünk megírását.
A hatékony emberek nem problémákra, hanem a lehetőségekre összpontosítanak.
Eredmények elérése a fókuszban
Számtalan ember beleesik abba a hiába, hogy úgy tervezi meg előre a napjait/heteit, hogy gyakorlatilag nem jut velük közelebb céljai megvalósításához. Nagyon fontos lenne belátni, hogy sok esetben nem az a legfontosabb, hogy mennyit teszünk, hanem hogy amit teszünk, az vajon közelebb visz-e minket céljaink eléréséhez. Ebből kifolyólag először határozzuk meg a céljainkat, majd csak ezt követően, céljainkat szem előtt tartva tervezzük meg a menetrendünket. Ha tudjuk, hogy a betervezett tevékenységeink előrébb juttatnak minket, közelebb visznek minket céljaink eléréséhez, akkor jó úton járunk. A tevékenységeink nagy részének támogatnia kell az utunkat, különben nem fogunk előrébb jutni. Éppen ezért fontos a már fentebb említett második negyedbeli dolgokat tennünk, hiszen azok teljes mértékben a hosszú távú céljaink megvalósulását támogatják. Ezért is mondhatjuk azt, hogy a második negyed az eredmények elérésére és a kapcsolatok fenntartására és fejlesztésére helyezi a hangsúlyt.
Nézzük át tevékenységlistánkat. Mi az ami hasznos, ami előrébb visz minket, ami a hosszú távú céljaink elérését elősegíti? Ezeket kell időnk nagy részében csinálnunk, fektessünk rájuk nagy hangsúlyt. Melyek azok a tevékenységek, amelyek csak az időnket veszik el, amelyeket produktív feladataink helyett végzünk el, amelyek az egyszerű középszerűséghez vezetnek? Ezeket a foglalatosságokat kell háttérbe szorítanunk és számukat minimálisra csökkentenünk.
A már fentebb is említett Steven R, Covey - A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokásának írója - szerint:
A második negyedbeli időgazdálkodás célja életünk hatékony menedzselése - a helyes elvek középpontjából, személyes küldetésünk tudatában, a fontos és sürgős dolgokra koncentrálva, olyan keretek között, amelyek célja az egyensúly fenntartása termelésünk és növekvő termelőképességünk között.
Heti bontásban gondolkozz
Rengetegen csak egy napban gondolkoznak, mikor betáblázzák a feladataikat. Ennek a fajta időbeosztásnak viszont megvannak a maga szemmel látható hátrányai:
- Korlátok közé szorít: 24 óra alatt számtalan esetben képtelenek vagyunk elvégezni a meghatározott feladatokat. Sokszor közbe jön valamilyen halaszthatatlan esemény amely teljesen felborítja a napirendünket.
- Rugalmatlan: nincs hová áthelyeznünk a feladatainkat ha valami közbe jön.
- Stresszessé tehet: ha folyamatosan arra összpontosítunk, hogy a rövidke napjaink napirendjét szigorúan betartsuk, akkor azzal hosszú távon többet árthatunk, mint használhatunk, hiszen egy idő után már csak púp lesz a hátunkon a sok betervezett feladat. Nem lesz időnk fellélegezni két tevékenység között, így hosszú távon stresszessé válunk tőle.
Ezen problémák kezelése érdekében jobb, ha heti bontásban gondolkodunk. 168 óra jelentősen nagyobb rugalmasságot és mozgásteret biztosít számunkra teendőink elvégzésére. Lesz időnk fel lélegezni a teendőink közepette, így nem fogjuk tehernek érezni az időbeosztásunkat. Továbbá vannak olyan feladatok, amelyeket amúgy sem tudnánk 1 nap alatt elvégezni, ezért jobb ha szétszedjük őket több kisebb egységre, néhány napra lebontva, így növelve hatékony munkavégzésünket.
A fentebb leírt elvek betartása nem lesz egyszerű, azonban odafigyeléssel, önfegyelemmel és egy kis tudatossággal biztosan képesek leszünk felülkerekedni a felmerülő kihívásokon, és végeredményben eredményesebbé tudjuk varázsolni az életünket.
