The Business Blog

3 módszer, amellyel látványosan hatékonyabbá válhatsz

2017. április 23. - Müller.Péter

Mindannyian szeretnénk hatékonyabbá válni, mindannyian szeretnénk több teendőt elvégezni egy nap folyamán. Szeretnék mutatni 3 egyszerű módszert, amelyeket alig fél óra alatt be tudsz építeni az életedbe és mérhetően hatékonyabbá is válhatsz általuk!bank-efficiency-ratio-and-process-improvement_jpg.jpg

Ne a fejedben tartsd a feladatlistádat

Szerinted mennyi energiát veszel el magadtól nap mint nap azzal, hogy az összes elvégzendő feladatodat a fejedben tartod? Már csak azért sem érdemes így tenned, mert az agyunk sajnos felejt… talán túl sokat is. Egyes teendők nem jutnak eszünkbe, egyesek igen, de már túl későn.

Sőt egyes feladatok gyakran úgy villannak be, hogy bár tudjuk, hogy el kellene végeznünk őket, de nem emlékszünk teljesen pontosan arra, hogy mit és mikor kéne csinálni. Vajon kedden 2-re kell leegyeztetnem a szállítást, vagy éppen egy szállítmány érkezik a beszállítótól kedden 2-kor?

Az elméd ötletek gyártására való, nem azok tárolására.– David Allen

Az agyunknak egyszerűen nem az a funkciója, hogy a feladatlistánkat tároljuk benne. Sokkal inkább az, hogy szabadon kalandozzon és kreatív ötleteket és megoldásokat termeljen. Ehhez pedig kapacitást kell felszabadítanunk.

Ennek egyik legegyszerűbb módja, ha kiírjuk egy lapra a teendőinket. Egyrészt így biztosan megmaradnak, másrészt nem a fejünkben kell tárolnunk őket.

Nagy hiba lenne, ha csak egy-egy kulcsszót írnál le, mert akkor megint ott tartanál, hogy az agyadnak 1-2 kifejezésből kellene komplett képet összeraknia, ami megint sok energiaveszteséggel és hibával járna együtt.  

Többlépéses feladatoknál határozd meg pontosan a feladatot és a hozzá szükséges lépéseket. Nyilván, ha az adott teendő egylépéses, akkor egy kulcsszó is elég.

pexels-photo-40120.jpeg

Tegyél rendet magad körül!

Lehet, hogy ez most hihetetlennek fog tűnni, de néhány évvel ezelőtti felmérések arra világítottak rá, hogy a szellemi foglalkozás végző dolgozók átlagosan napi 1 óra 5 percet töltenek keresgéléssel!

Ez persze annyira nem feltűnő, hiszen nem reggel 8.00-tól 9.05-ig keresgélnek, hanem szépen elosztva egy  teljes munkanapon belül.

És mit keresnek?

  • ügyfelek adatait, amelyek elvesztek a teljesen kaotikus Excel táblázatok között
  • telefonszámokat
  • napi jelentéseket
  • meeting jegyzeteket, feladatlistákat
  • tollakat, papírokat, füzeteket
  • információt a heti történésekről

A lista még nagyon sokáig folytatódik.

A legtöbb ember íróasztala úgy néz ki, mintha bombát robbantottak volna rajta. Szerteszét vannak hagyva a papírok, a füzetek, az ügyféladatokat. Sokan alig látszanak ki a rengeteg holmi közül. Persze ezeknek a holmiknak a nagy részét SOSEM fogjuk újra használni.

És itt jön a lényeg! Ilyen környezetben nem lehet hatékonyan tevékenykedni. Dobj ki mindent, amit sosem fogsz többet használni. Miért kellene a 2013 márciusi tollbeszállíásról adatokat tartanod magad körül? Fogod még ezt használni? Nem? Akkor dobd ki.

Ugyan ez igaz a digitális rendszerekre. Legyen rend a számítógépeden. Ne össze-vissza ments el mindent, ne mindenféle fantázianévvel lásd el a dokumentumaidat, mert már a hétvégén sem fogsz rájuk emlékezni, nem pedig 3 hónap múlva.

960x0.jpg

Felejtsd el a multitaskingot

Sokan még mindig abban a hitben élnek, hogy egyszerre több dologgal is lehet igazán hatékonyan foglalkozni. Sajnos ez nem így van. Nem lehet megírni tökéletesre egy fontos szerződést és közben eligazítani a beözönlő dolgozókat. Egy időben semmiképpen sem. Ha egyszerre két dolgot csinálsz, akkor gyakorlatilag valamelyik dolognál nem vagy igazán ott fejben. Rosszabb esetben egyiknél sem.

Ilyenkor jön az, hogy valamit kifelejtesz, valamit rosszul mondasz, pontatlanul fogod fel az információt. És bár úgy tűnik, hogy rengeteg időt spórolsz meg, mégis gyakorlatilag több gyengébb minőségű végterméket adtál ki a kezedből. Ezeket pedig később javítanod, orvosolnod kell.

Ha igazán hatékonyan szeretnél tevékenykedni, akkor lehetőleg ne szórd szét a figyelmedet, hanem fókuszálj egy adott dologra. Ne az óriási mennyiséget hajszold, mert a minőség rovására fog menni. 

Az elfoglalt emberek multitaskingolnak, a hatékony emberek pedig egyszerre csak egy fontos dologgal  foglalkoznak, de arra a teljes figyelemmel összpontosítanak.

to-do.jpg